Microsoft biedt al jaren de mogelijkheid om documenten vanuit Office 365 de Onedrive of SharePoint Online te synchroniseren met je laptop of vaste computer met de Onedrive voor bedrijven applicatie.
Het voordeel hiervan is dat je documenten op je harde schijf kunt meenemen en bewerken naar klanten of locaties waar geen internet beschikbaar is. Zodra er weer een internet verbinding beschikbaar is worden documenten online bijgewerkt.
Helaas is deze applicatie tot op heden niet stabiel en betrouwbaar vanwege verschillende redenen bijvoorbeeld lange bestandsnamen, rare tekens, slechte internetverbinding, gebruik van vele mappen enzovoort. Of nog erger er wordt niks gesynchroniseerd wat voor veel medewerkers frustrerend werkt aangezien men gewend is via de verkenner in plaats van online te werken.
Microsoft heeft dit ook gezien en is de afgelopen maanden druk bezig geweest met het aanpassen van de Onedrive voor bedrijven applicatie om bovenstaande problemen te verhelpen. Op dit moment is de test versie beschikbaar en zien wij veel verbeteringen waaronder:
1. het kunnen selecteren van mappen in SharePoint bibliotheken die gesynchroniseerd mogen worden. Op dit moment zijn medewerkers verplicht alles te synchroniseren wat kan leiden tot het veel onnodig dataverkeer.
2. Synchroniseren van bestanden en mappen gaat sneller dan voorheen. Je bent natuurlijk wel afhankelijk van je eigen internetsnelheid en dataverkeer.
3. 1 Van de grootste problemen in de synchronisatie waren de bestandsnamen. Het synchroniseren van lange bestandsnamen is nu ook mogelijk. Probeer dit als gebruiker natuurlijk zelf te beperken.
Naast deze aanpassingen voor het gebruikersgemak qua synchronisatie zijn er ook een aantal toevoegingen bij gekomen waaronder:
1. Extern delen is uitgebreid dat een beheerder kan aangeven tussen welke domeinen documenten gedeeld mogen worden. Dit voorkomt het delen met externen die geen toegang mogen hebben vanuit het beleid binnen de organisatie.
2. Met het delen van bestanden kan men een einddatum opgeven bijvoorbeeld 30 dagen. Dit voorkomt dat documenten voor langere tijd beschikbaar zijn in de buitenwereld.
3. Verbetering van de mappenstructuur en weergave. Zo is direct informatie beschikbaar over documenten, wanneer is het document als laatste aangepast, wat is er aangepast en met wie is het document gedeeld. Tevens is er een kleine preview beschikbaar zoals men gewend is in het online werken.
Al met al lijkt veel verbeteringen waardoor het gebruikersgemak en de ingebruikname van Onedrive en SharePoint Online veel kan opleveren. Tevens niet te vergeten het gebruik en de adoptie zal vereenvoudigen.
Microsoft heeft nog geen officiële datum aangegeven voor het vrijgeven van de Onedrive voor Bedrijven, behalve de planning van Q4.
