Als het gaat om het opslaan van documenten en kennis binnen het bedrijfsleven zijn er vele oplossingen beschikbaar. De klassieke en meest gebruikte manier is het gebruiken van een klassieke ‘fileserver’, vaak een dure computer met veel opslagcapaciteit in het bedrijfsnetwerk met een aantal gedeelde locaties en mappenstructuur.
Bij deze manier zie je vaak dat gebruikers documenten, en informatie ook lokaal opslaan op hun computer aangezien ze de desbetreffende locatie op de server niet weten of, er nog mee bezig zijn/willen (conceptversie).
Het resultaat hiervan is dat veel informatie verspreidt staat door de gehele organisatie, vaak moeilijk te vinden en veel verschillende versies waardoor dit veel tijd en geld kost.
Een steeds meer gebruikte aanpak is het opslaan van documenten in online ‘cloud’ omgevingen, ook wel ‘Het nieuwe werken’ genoemd met als slogan: ‘Overal en altijd de documenten kunnen benaderen’.
Met deze manier van werken, is er weinig veranderd ten opzichte van de klassieke ‘fileserver’ voor de gebruikers waardoor de kosten en tijd vanwege het zoeken en herschrijven van documenten hetzelfde blijft.
Microsoft heeft hiervoor SharePoint Online in de markt gebracht. Een oplossing gericht op het delen van informatie en kennis binnen een organisatie. Microsoft SharePoint Online kan worden afgenomen als dienst bij Microsoft als onderdeel van Office 365. (Office 365 bestaat uit SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online en Office Professional Plus).
Maar wat zijn nu eigenlijk de voor- en nadelen van beide oplossingen?
Voordelen SharePoint Online
- Microsoft Office integratie: SharePoint Online heeft een naadloze integratie met het Microsoft Office pakket vanaf Office 2007. Zo kan er tegelijkertijd samengewerkt worden aan 1 Word document en ‘real-time’ de wijzigingen bekeken worden. Tevens is er Outlook, Visio, Projects, Excel, PowerPoint en Acces visuele en tekstuele integratie mogelijk.
- Versiebeheer: SharePoint Online heeft een aantal mogelijkheden qua versiebeheer, zo kan er gekozen worden voor de aantal primaire- en secundaire versies en of er goedkeuring moet plaatsvinden bij het veranderen van de versie.
- Formulieren: In het Microsoft Office pakket zit tegenwoordig Microsoft InfoPath waarmee formulieren gemaakt kunnen worden voor het automatiseren van bepaalde handelingen zoals ‘verlofaanvraag’, ‘kilometervergoeding’ etc. Deze formulieren kunnen zonder InfoPath lokaal te hebben geïnstalleerd geopend worden vanuit de browser.
- Workflows: Het is mogelijk om aan bepaalde taken, items, documenten en formulieren workflows te koppelen zodat er een bepaalde actie wordt gedaan na het wijzigen of plaatsen van het item. Te denken aan goedkeuring van een bepaald formulier of aanvraag door een beoordelaar. Deze beoordelaar kan een mail ontvangen wanneer er een item is ingediend.
- Notificaties: SharePoint Online heeft de mogelijkheid om ‘notificaties’ aan te maken om op de hoogte gehouden te worden door middel van e-mail wanneer er nieuwe of gewijzigde documenten zijn. SharePoint 2010 lokaal ondersteund dit ook d.m.v. RSS, in de toekomst is dit ook beschikbaar in SharePoint Online.
- Office Web Apps: SharePoint Online heeft de mogelijkheid vanaf het Enterprise abonnement om te werken met web-based Microsoft Office 2010 producten, zoals Word, PowerPoint, Excel. Dit is vooral handig wanneer je een document wilt bewerken of bekijken op een computer waarop geen Microsoft Office pakket is geïnstalleerd.
- Content types: Door gebruik te maken van ‘Content types’ is het mogelijk om standaard formulieren, documenten en sjablonen worden vastgelegd zodat elke werknemer binnen de organisatie gebruik maakt van dezelfde layout zonder hier eerst uren naar te hoeven zoeken. Te denken aan ‘briefpapier’, standaard ‘bedrijfspresentaties’ etc.
- Metadata: SharePoint Online heeft de mogelijkheid om meer eigenschappen aan een document of item te plaatsen Dit vereenvoudigd het zoeken naar informatie over en in een bepaald document en item.
- Zoekfunctie: Er is een uitgebreide en snelle zoekmogelijkheid waarin documenten en informatie gevonden kunnen worden door de gehele omgeving. Tevens kan er gezocht worden naar informatie over gebruikers en bepaalde blogs en Wikipedia 's.
- Benaderbaar: SharePoint Online is overal te benaderen wanneer men toegang heeft tot het internet.
- Kosten: Voor het gebruik van Office 365 zijn geen hoge aanschafkosten aanwezig en is er geen omkijk naar hardware, software, beheer, updates, back-ups en interne ruimte met airco’s, stellingen etc.
Voordelen File server
- Non-Microsoft producten: Op een fileserver zijn er geen restricties qua het gebruik van applicaties en filetypes.
- Lokale databases en applicaties: Veel bedrijfsapplicaties en databases werken in client/server modus of achter bijvoorbeeld een Citrix portaal. De mogelijkheid is aanwezig om dit in een ‘Cloudsysteem’ te doen, echter kan dit omslachtig en ingewikkeld zijn.
- Opslagcapaciteit: Wanneer er veel en grote bestanden aanwezig zijn is het vaak goedkoper om een harde schijf aan te schaffen qua kosten.
- Grote bestanden en snelheid: Zoals hierboven beschreven is het goedkoper om grote bestanden op te slaan op een fileserver vanwege de snelheid over het lokale netwerk.
- Onderhoud en updates: Met een lokale fileserver en software kunnen de updates, back-up en installaties ingepland worden.
Samenvatting
Microsoft SharePoint is veel meer dan een fileserver maar vereist een andere manier van werken voor het delen en samenwerken van informatie en kennis. De manier van het inrichten van een SharePoint omgeving zal het succes bepalen van het slagen van het ‘nieuwe werken’. Wanneer er bij de inrichting stappen worden vergeten zal de omslag van fileserver naar SharePoint falen.SharePoint is niet het doel maar een middel voor het vereenvoudigen van de informatiestromen en processen.Wanneer een organisatie groter is dan 150 a 200 werknemers zijn de kosten vaak goedkoper om een fileserver aan te schaffen dan over te gaan op SharePoint Online. Organisaties die met grote bestanden zoals Autocad werken kunnen gaan denken aan een hybride situatie waarbij de grote bestanden intern worden opgeslagen en overige documenten en informatie in SharePoint Online.
0 reacties:
Een reactie posten